Automatizar a gestão de contratos imobiliários é importante para diminuir as chances de cometer erros. Além disso, também garante mais clareza e satisfação dos clientes, entre várias outras vantagens e benefícios.
Portanto, continue lendo esse conteúdo para conhecer algumas dicas sobre a automatização da gestão de contratos!
Gestão De Contratos Imobiliários
Diante de um cenário competitivo tal qual o setor imobiliário, é preciso gerenciar os contratos com agilidade e eficiência. Além disso, também é preciso tomar cuidado, tendo em vista que as chances de cometer falhas são maiores, além de ser um trabalho mais difícil.
Como em qualquer empresa, é essencial ter todos os processos do dia a dia organizados, para evitar problemas que prejudiquem o serviço. Contudo, no ramo imobiliário, ter uma gestão de contratos organizada é ainda mais importante.
Isso porque, esse trabalho é quase todo sobre esse tipo de transação. Documentos não organizados e uma má gestão dos contratos são pontos que causam uma série de transtornos, tanto a curto quanto a longo prazo para a empresa.
Isso porque, a rotina desse trabalho consiste em ter que lidar com uma série de contratos, como por exemplo:
- Locação;
- Financiamento;
- Compra;
- Venda.
Além dos documentos armazenados por mais tempo. Tudo isso faz com que a gestão de contratos seja uma grande responsabilidade, porém, a boa notícia é que existem algumas práticas que ajudam a otimizar essa gestão, veja logo a seguir um pouco mais sobre elas!
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Mantenha todos os documentos organizados
A organização é sempre um ponto essencial para garantir um trabalho bem feito e mais fluido, além de melhorar a qualidade do serviço. Ainda mais nesse setor, onde os corretores sempre precisam lidar com uma série de contratos e outros documentos.
Quando for fazer a gestão de contratos, uma boa ideia para automatizar o processo é organizar seguindo as características de cada caso. Então, é crucial saber quais são os documentos e contratos.
Sendo assim, quando a imobiliária consegue manter todos os documentos agrupados e organizados, torna-se mais fácil realizar esse tipo de tarefa de forma mais segura.
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Negocie formalmente
Trabalhar no setor imobiliário requer uma série de exigências legais e padronizações de processos durante as transações. No entanto, hoje em dia é normal as imobiliárias tratarem desses assuntos de modo informal.
O grande problema nisso é que ao ignorar as obrigações judiciais e outros fatores, acaba afetando o contrato. Isso porque, não é especificado nada sobre alguns detalhes, como por exemplo:
- O que ele pode ou não fazer;
- Valores e prazos do pagamento;
- Multas ou penalidades se o inquilino infringir alguma norma;
- Entre outros detalhes importantes.
Esses contratos que são negociados de modo informal acabam causando prejuízos na gestão de contratos. Por isso, o ideal é negociar de modo formal, diante de todas as exigências e padronizações necessárias para estruturar um contrato adequado e de acordo com a lei do inquilinato.
Em outras palavras, é preciso negociar de acordo com o Código de Ética Imobiliário, para tornar o processo mais fácil. Além disso, também é melhor para garantir o direito das duas partes no contrato.
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Antecipe os prazos e obrigações
Um dos métodos mais eficazes para garantir que as transações comerciais e financeiras de uma imobiliária funcionem, é tendo um conhecimento prévio. Desse modo, após fechar cada negócio, é preciso guardar em mente todos os prazos ligados ao contrato.
Aqueles contratos que estiverem com prazos mais curtos, então devem se tornar uma prioridade e receber mais atenção. Cumprir todos os prazos antes da data limite permite que você possa planejar-se melhor, evitando assim perdas e outros tipos de problemas.
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Adote um software para gestão de contratos
Dependendo do nível de contratos que uma imobiliária precisa lidar em sua rotina, isso pode acabar deixando o trabalho dos gestores mais pesado. Desse modo, torna a gestão ainda mais complicada e aumenta as chances de cometer erros.
Embora as planilhas manuais tenham sido muito usadas em outros tempos, hoje em dia tornaram-se obsoletas. Isso porque, o trabalho manual requer mais tempo e dedicação dos gestores, sem contar que abre espaço para erros humanos.
Hoje em dia, com a expansão da tecnologia, diversos segmentos já adotaram soluções mais modernas e seguras. Há uma série de recursos modernos que otimizam a gestão de uma empresa de forma segura e eficiente.
Essas ferramentas são os softwares de gestão que podem automatizar os contratos. De forma básica, você terá controle sobre a organização dos contratos de modo automático, além de também ter acesso a quaisquer dados dos clientes.
Vantagens do software de gestão
Sendo assim, é possível acompanhar os processos mais facilmente, pois um sistema de gestão de contratos centraliza os documentos e os organiza de acordo com as suas características. Outro ponto positivo é que fornece dados importantes, tais como:
- Data de início;
- Prazo de vigência;
- Dados sobre tributos;
- Entre outros.
Portanto, ao automatizar a gestão de contratos, a imobiliária não precisará mais realizar processos manuais. Tudo será feito de forma automática, sem deixar margens para erros ou esquecer detalhes.
Dentre as inúmeras vantagens de um sistema de automação de contratos, é possível destacar alguns pontos que geram interesse. Como por exemplo, esse sistema é o responsável por cuidar das tarefas mais difíceis, incluindo:
- Geração de boletos;
- Emissão de notas fiscais;
- Cálculos de reajuste.
Em outras palavras, um software de gestão irá reduzir os custos da sua empresa e aumentar os seus lucros devido ao aumento de produtividade dos processos internos. Além da maior dedicação da equipe a outras tarefas, como captar novos clientes.
Conclusão
Em suma, essas foram algumas dicas para automatizar a gestão de contratos imobiliários de seu negócio! Como você pôde ver, essa área precisa de muita disciplina e organização para manter todo o trabalho em ordem e evitar prejuízos.
Seguindo essas dicas, é possível melhorar a gestão dos contratos, além da qualidade do serviço de sua empresa. Por fim, lembre de deixar o seu comentário caso ainda tenha alguma dúvida ou queira acrescentar a sua opinião sobre o assunto!
