Entenda melhor como funciona as assinaturas digitais produzidas via software e como ela poderá agregar nas negociações!
As assinaturas digitais produzidas através de software, estão se tornando cada vez mais comuns devido ao avanço tecnológico.
Isso porque hoje, muitas operações de compra, venda, aluguel e contratos ocorrem no meio digital. Uma tendência originada pela mudança n os padrões de consumo, migrando para o meio virtual.
Utilizada em diversos mercados como, por exemplo, o imobiliário, essas assinaturas trazem muito benefícios.
Mas, é preciso ter muita atenção. Pois, assim como aquelas feitas de forma presencial, as digitais também possuem validade e características jurídicas.
Portanto, neste artigo iremos explicar tudo sobre o que são as assinaturas digitais produzidas em software, como elas funcionam e suas vantagens, confira!
O Que São Assinaturas Digitais De Software?
Desenvolvidas através de um software, as assinaturas digitais são versões eletrônicas seguras e avançadas que substituem a necessidade de uma física.
Ou seja, aquela tradicional assinada em papéis pelo uso de canetas. Mas, que não deixam de lado as exigências:
- Legais;
- Regulatórias.
Essas acabam sendo ainda mais rigorosas, pois, tem como objetivo aumentar a segurança e confiabilidade na identidade dos signatários e na autenticação do documento assinado.
Uma assinatura digital só pode ser criada através do uso de IDs digitais. Podendo ser obtidas por meio de uma autoridade de certificação (CA).
Bem como, por um provedor de serviços confiáveis (TSP) com credencial para sua emissão.
Vale destacar que, quando um documento digital é assinado, esse passa a ser associado exclusivamente a quem o assinou. Pois, ela é vinculada ao documento como forma de identificação.
Isso ocorre por meio de um sistema de criptografia que pode ser confirmado através de uma PKI ou infraestrutura de chave pública.
Todo software capaz de gerar assinaturas digitais, é desenvolvido de modo a evitar adulterações. O que garante a segurança de um documento desde o momento em que foi assinado, até que ele deixe de existir.
Algo mais difícil de ocorrer, pois, falamos de algo virtual de longo e fácil armazenamento.
Como essa tecnologia funciona?
Já apontado acima, sabemos que as assinaturas digitais são produzidas através de um software, certo?
Mas, para um melhor entendimento falaremos a fundo sobre como isso é feito. Primeiramente, para criar uma assinatura um contrato precisa ser desenvolvido, o que pode ser feito rapidamente.
Tais sistemas, costumam vir com modelos automatizados e customizáveis, possibilitando até mesmo padronizações de acordo com a necessidades de cada negócio.
Para criar uma assinatura, quem faz o documento precisa ter um e-CNPJ ou e-CPF.
Após criar um documento, com os dados referentes a quem o fez, seja PF ou PJ. Esse deverá ser assinado para ser então, criptografado com prazo de validade pré-determinada.
Quanto ao seu armazenamento, o documento ser disponibilizado em nuvem, pendrive, em um dispositivo digital, smartcard ou online dentro de um sistema de gerenciamento.
Todo o processo de criptografia dos dados e informações é feito através de duas chaves. Sendo uma privada e a outra pública. Geradas de forma aleatória, elas são únicas e funcionam apenas em conjunto.
A chave privada é aquela guardada por parte do usuário, enquanto a privada pode ser compartilhada com qualquer pessoa como um certificado digital.
Um outro detalhe sobre o funcionamento das assinaturas digitais produzidas em software, é que elas possuem validades. Por exemplo:
- A1: é o prazo de validade e nível de segurança mais comum em certificados digitais, sendo válida por até um ano;
- A3, S3 e T3: são aquelas que podem ser utilizadas por até 5 anos.
O software utilizado para criar um documento, serve ainda como um assinador digital substituindo as canetas presentes no meio físico/analógico.
Vantagens Do Software De Assinaturas Digitais
Agora você já sabe tudo sobre o que é e como funcionam as assinaturas digitais obtidas através de um software especializado.
Sendo assim, sistemas que podem ser utilizados para criar contratos com consumidores. Bem como, com seus colaboradores e até mesmo fornecedores.
Muitos deles possuem integrações com outros sistemas de gerenciamento e aplicativos, a seguir, iremos explorar suas funcionalidades.
- Múltiplas opções de assinaturas: através de um software de assinaturas digitais, você pode criar documentos e escolher se estes terão uma assinatura digital ou eletrônica. Podendo até mesmo optar pela híbrida que é a junção das outras duas, em um mesmo documento;
- Facilidade para criar documentos: pois, tais ferramentas possuem biblioteca de modelos de contratos pré-prontos. Permitindo a personalização e criação de modelos padrões para o seu negócio;
- Notificações de validade: os sistemas possuem ainda alertar para notificar quando uma assinatura está perto de seu vencimento. Ou até mesmo, quando deve ser feita a renovação ou encerramento de um contrato;
- Painel de controle: para acompanhar o desempenho e as finanças da sua empresa, com status de assinaturas. Incluindo ainda os pagamentos e recebimentos;
- Armazenamento otimizado: feito de forma inteligente de através de filtros para busca inteligente de seus contratos e outros documentos;
Com tantas funcionalidades, um software de assinaturas digitais traz ainda diversas vantagens que vão além da praticidade e segurança.
Isso porque eles tornam a rotina de trabalho mais eficiente. Desde a criação de documentos até seu processamento, envio e armazenagem, tudo feito de forma automatizado.
Outra vantagem é a redução de custos, tanto em termos de gastos com papelaria, quanto na possibilidade de possuir um escritório menor.
Afinal de contas, não será preciso ter uma sala apenas para arquivar documentos. O que leva a outra vantagem que é a maior facilidade de alcançar um contrato, estando a apenas alguns cliques.
Bem como, em um armazenamento mais seguro e duradouro, praticamente indestrutível!
Conclusão
Como vimos no decorrer deste conteúdo, as assinaturas digitais são versões eletrônicas de assinaturas analógicas, criadas através de um software especializado.
Tornando todo o processo mais seguro e automatizado, de acordo com as rigorosas normas legais para esse tipo de documentação.
Sua utilização facilita os processos burocráticos de qualquer negócio, trazendo mais praticidade, agilidade, transparência e ética nas negociações de sua imobiliárias.
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Redação Si9 Sistemas
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